BOVIB - Branche-organisatie voor intermediairs en brokers

• 11 okt. 2024 18:48:00

Prijsmodellen bij aanbestedingen blijven voer voor discussie

Hoe weet je als aanbestedende dienst wat een marktconform tarief is voor een bepaalde professional? En hoe wat de juiste fee is voor de leverancier van deze medewerker? De conclusie van onze recente rondetafelbijeenkomst: de markt heeft veel meer duidelijkheid nodig.

De grote opkomst van opdrachtgevers, intermediairs en inkoopadviseurs bij de Bovib-bijeenkomst om op 19 september in Nieuwegein laat zien dat prijsmodellen bij aanbestedingen een heikel punt is. Veel verwarring en verschillende opvattingen, maar over één ding is iedereen het eens: kwaliteit kost geld.

Zeker de helft van de organisaties roept bij een aanbesteding hulp in van een inkoopadviesbureau. Dat geeft aan dat organisaties zelf niet goed weten hoe ze dit moeten aanpakken. “De kennis bij klanten (aanbestedende diensten, red.) is bedroevend beperkt”, zegt een van de inkoopadviseurs.

Gevolg: in de praktijk komt het regelmatig voor dat in een aanbesteding A wordt gevraagd (uitvraag), maar eigenlijk B wordt bedoeld (inhuurbehoefte) en vervolgens prijsmodel C wordt gehanteerd.

Prijsmodellen

Om het wat inzichtelijker te maken, dit zijn de prijsmodellen die nu in de markt worden gehanteerd:

• Brokersfee; contracting fee met of zonder searching fee (werving en selectie)

• MSP-fee; een fee per uur voor alles (sourcing en contracting) 

• Vrije marge o.b.v. een minicompetitie (evt. met functiehuis)

• Maximale marge; beperkt tot x€ of x% (en/of voor een bepaalde duur) 

• Omrekenfactor; RVO hanteert bijvoorbeeld een Rekenfactor gemiddeld tarief

• Richtlijnentarief; een bekend voorbeeld is de Labor Redimo-tarieventool (een mix van sourcing fee en na 800 uur terug naar contractmanagement fee (incl. % korting op afgegeven tarieven))

Leveranciers klagen overigens dat dat bepaalde inkoopadviesbureaus die klant (aanbestedende dienst) ook meteen het prijsmodel opleggen.

Dienstverleningsmodellen

De prijs voor de intermediair hangt natuurlijk af van wat de dienstverlening inhoudt. Gaat het puur om contractmanagement (brokering) of ook om het werven en selecteren van kandidaten (sourcing)? Moet deze derde partij ook de hele organisatie van de inhuur op zich nemen, inclusief leveranciersmanagement (managed service provider (MSP)), inclusief het gebruik van een vendor management systeem (VMS)?

Wat het lastig maakt is dat er steeds meer hybride vormen ontstaan. Denk aan brokers die hun dienstverlening uitbreiden en zich presenteren als broker+ of MSP-light. De grote vraag voor aanbestedende diensten is: welke inhuurbehoefte is er en welk dienstverleningsmodel past het best daarbij? 

Lees ook: MSP, broker, Master Vendor – wat is eigenlijk het verschil?

Gunnen op marge 

Uitgangspunt bij aanbestedingen is dat de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Andersgezegd: de beste prijs/kwaliteit-verhouding.

Dat dit in de praktijk lang niet altijd gebeurt, blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) een klacht van Harvey Nash over een aanbesteding door de Provincie Noord-Holland twee jaar geleden gegrond heeft verklaard. Door niet naar de prijs (eindtarief ingehuurde professional) te kijken, maar uitsluitend naar de marge (van de leverancier), leidt deze manier van aanbesteden niet tot de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI).

“De prijsmodellen zijn eigenlijk gunningsmodellen, want alleen de marge wordt uitgevraagd”, zei Thijs Maters (Harvey Nash). “Er is in de markt veel te veel focus op de marge van de intermediair, terwijl het gaat om de EMVI.” Hij verwijst naar een rechtszaak die nu loopt over een aanbesteding door de Gemeente Deventer. "De Gemeente Deventer zegt niet bekend te zijn met de eindtarieven en vraagt daarom de marge van brokers uit."

Het probleem is volgens inkoopadviseurs dat de aanbestedende diensten de arbeidsmarkt niet voldoende kunnen doorgronden. Ze weten niet wat een redelijk tarief is. "Tarieven zijn moeilijk in te schatten, zeker als je bepaalde specialisten nodig hebt op een steeds krappere arbeidsmarkt", zei een inkoper van een grote energiemaatschappij. Daarbij lopen gegunde aanbestedingen meerdere jaren. “Je weet niet wat je nu, en vooral straks, moet betalen. Toch wil je competitie in de aanbesteding inbouwen. Dus is het logisch dat je naar de marge van leveranciers kijkt.”

Volgens Thijs Maters is selecteren op eindtarief toch beter en best mogelijk door tarieven regelmatig (jaarlijks) te benchmarken. Bovib-voorzitter Saskia Kapper gaf een alternatief: een bedrijf kan ook per functiegroep een tabel als basis hanteren. Daar kan de inschrijvende partij vervolgens een omrekenfactor op loslaten.

Sarah Goossens (Harvey Nash) vulde aan dat dat er niet alleen naar de prijs op het moment van gunning gekeken moet worden, maar ook naar het managen van de prijs gedurende de looptijd van het contract. "Herijken en benchmarken is nodig om de prijs te laten meebewegen met de markt."

Lees ook: Fee als gunningscriterium bij aanbestedingen – waarom niet?

Kwaliteit controleren?

Kwaliteit leveren is net zo belangrijk als de juiste prijs afspreken. Bij de gunning wordt scherp gekeken naar prijs/kwaliteit, maar gedurende de looptijd van een contract verslappen het contractmanagement en de controle op kwaliteit vaak. “Hoe zorg je ervoor dat leveranciers nakomen wat is afgesproken? Dat is wat er leeft bij mijn klanten op dit moment”, zei een inkoopadviseur.

Advies van de intermediairs: spreek heldere KPI’s af en neem een leverplicht mee, bijvoorbeeld: de leverancier moet 8 van de 10 kandidaten leveren tegen het afgesproken tarief. Presteert een gegunde partij niet, dan kan via de wachtkamerovereenkomst een andere leverancier ingeschakeld worden.

Volgens jurist die ervaring heeft met wachtkamerovereenkomsten blijkt de praktijk echter weerbarstig. Vooral overheden beginnen hier liever niet aan omdat je in een welles/nietes-discussie belandt en hen dan slecht opdrachtgeverschap wordt verweten. 

Houd het simpel

Karl van der Horst (Compliance Factory) adviseerde aanbestedende diensten: "Focus op kwaliteit, doe eerst een duidelijke uitvraag, daarna volgt pas tariefonderhandelingen en laat de leverancier zijn prijsmodel goed onderbouwen."

Houd het dan simpel en leg het goed uit, zei een van de intermediairs. Volgens hem zouden inkoopadviesbureaus daarbij een belangrijke rol moeten spelen.

Want de praktijk van aanbestedingen voor de inhuur van personeel is al lastig genoeg. Aanbestedende diensten weten niet goed wat ze precies moeten uitvragen. Daarom nodigen ze maar heel veel leveranciers uit. Ondertussen schrijven steeds minder leveranciers in op aanbestedingen als zij van tevoren al weten dat de laagste marge wint. "Voor een marge van een €0,25 of een paar euro kun je geen goede dienstverlening verwachten", zei een van de deelnemers aan het rondetafelgesprek. "Kwaliteit kost geld!"

Lees ook: Prijsmodellen bij aanbestedingen moeten eerlijker worden en recht doen aan intermediaire dienstverlening

Door Arthur Lubbers.